[Replay] Les bonnes pratiques pour déployer un SI recherche

Les universités s’engagent aujourd’hui dans une collecte d’informations plus fine pour piloter leur recherche, affiner leur stratégie, rendre compte à leurs parties prenantes et financeurs. « En 2022, les unités mixtes de recherche devront fournir des données de gestion consolidées », rappelle Gilbert Azoulay, directeur associé de Campus Matin et animateur du webinaire.

Si la question est particulièrement d’actualité, elle n’est pas nouvelle : le besoin de disposer d’informations fiables sur les structures, personnels, équipements et résultats de recherche existe depuis plusieurs décennies.

«  Dans les années 1980-1990, avec l’apparition des premiers outils, des débats ont commencé à porter sur leur normalisation et leur harmonisation  », rappelle Joachim Schöpfel, enseignant-chercheur en sciences de l’information et de la communication à l’Université de Lille et consultant partenaire du cabinet Ourouk. Cet enjeu n’a cessé de prendre de l’importance, avec pour finalités le pilotage, la coordination et le reporting.

Un outil au service de la prise de décision et de la prospective

Pour Jérôme Paret, directeur général des services de l’Université Grenoble Alpes, « le système d’information (SI) va apporter une visibilité consolidée de l’ensemble des ressources, humaines comme financières, récurrentes ou contractuelles, et ainsi permettre de prendre des décisions d’allocations de ressources, de façon éclairée, équitable et comprise par les communautés. »

Il est mobilisé pour appuyer la stratégie dans une vision prospective, par exemple en analysant les différents partenariats en termes d’origines de financements ou de dynamiques de co-publication, pour identifier ceux qui sont à privilégier.

Le deuxième intérêt majeur du SI recherche est de faciliter la vie des usagers sur le terrain. Bernard Detrembleur, research SI manager à l’Université de Namur, est revenu sur les motivations initiales de son implémentation en 2012 : « Optimiser la charge administrative des enseignants-chercheurs et libérer du temps aux activités scientifiques, en privilégiant un encodage unique pour la majorité des objets qui concernent la recherche : publications, jeux de données, projets… » Avec, à la clé, des possibilités élargies de reporting, vis-à-vis des bailleurs de fonds comme de la communauté scientifique.

Vers un SI national et au périmètre élargi, aux Pays-Bas

Certains de nos voisins européens sont plus avancés dans cette dynamique, à l’image des Pays-Bas : « Chacune des 14 universités de recherche dispose d’un SI recherche, tout comme l’académie royale des arts et des sciences, et les discussions portent aujourd’hui sur la mise en place d’un SI recherche national, indique Guillaume Warnan, solution engineer open science services chez Elsevier. Une autre réflexion porte sur son périmètre, qui pourrait s’étendre aux inventions, offrant un suivi de l’ensemble de la chaîne très intéressant pour les financeurs. »

Les échanges ont également permis d’aborder la question de l’investissement. Pour Joachim Schöpfel, la dimension ROI* est primordiale : « Les SI sont faits pour diminuer les coûts indirects, notamment de double saisie et de contrôles supplémentaires. Ils permettent de gagner en efficience. »

Un point de vigilance doit porter sur le développement interne, notamment le fait que le savoir et les savoir-faire restent dépendants des concepteurs. Si l’université souhaite opter pour un fournisseur, elle doit être attentive au niveau d’adaptabilité de la solution aux besoins actuels et futurs.

Des bénéfices à géométrie variable

Avec l’avènement annoncé de la science ouverte, l’intérêt pour le SI recherche monte encore d’un cran, notamment pour intégrer ses indicateurs de pilotage. Plus largement, comme le rappelle Guillaume Warnan, « le SI recherche est un outil d’excellence sur différentes dimensions : le suivi et le reporting des activités ; la sélection d’informations nécessaires aux classements et accréditations ; ou encore les progrès en termes de diversité, notamment l’équilibre femmes-hommes  ».

C’est aussi un élément de définition des capacités stratégiques d’analyse, estime Jérôme Paret, citant « l’amélioration continue des process pour flécher les financements vers la recherche, davantage que vers la gestion ».

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