Photocopies : l’Université de Caen fait bonne impression
Par Marc Guiraud | Le | Rse - développement durable
Sobriété énergétique améliorée et économies budgétaires : en remplaçant 1 521 imprimantes, copieurs et fax par 104 photocopieurs/scanners accessibles à tous, l’Université de Caen a réussi à économiser 150 000 euros annuels (20 % du budget concerné), ainsi qu’à réduire ses consommations de papier, d’électricité, et ses émissions de GES (gaz à effet de serre) de près de 35 tonnes de GES (Gaz à effet de serre) équivalent CO2/an. Au passage, le service offert aux étudiants est amélioré et les dépenses d’impression/reproduction ont diminué.
Christophe Maneuvrier, vice-président délégué à l’immobilier et au développement durable, répond aux questions de Campus Matin.
Comment cette initiative est-elle née ?
29 000 étudiants, dans 6 agglomérations
L’équipe de direction et les services centraux ont décidé fin 2016 de lancer un audit du sujet « impression ». Nous avons mené une enquête sur le terrain, multiplié les rencontres avec le personnel, et eu le retour de l’audit en juin. A l’automne 2017, nous avons commencé à élaborer le plan d’actions. Le programme a été déployé à partir de la fin 2017 et tout au long de 2018. La complexité résidait dans le fait que cette université comporte plus de 29 000 étudiants, répartis dans 6 agglomérations, Caen, Cherbourg-en-Cotentin, Alençon, Saint-Lô, Vire et Lisieux.
Toutes les directions ont-elles été mobilisées ?
Oui, tous les services centraux ont été concernés : finances, direction de la commande publique, direction de la prévention (pour penser le choix des lieux d’installation de chaque machine en fonction de la circulation, évacuation, risque incendie), direction de la communication, direction des services d’information, notamment.
Qui a piloté le projet ?
C’est l’équipe de direction avec la direction générale des services. Mais tous les services ont été mobilisés.
Que vous a appris l’audit ?
Nous avons listé 228 copieurs, 1 251 imprimantes et 42 fax, un parc très hétérogène puisqu’il comprenait 18 marques et 400 modèles, et vieillissant, puisque 64 % de ces matériels avaient plus de 5 ans. Les 228 copieurs (15 % du parc) réalisaient 85 % des copies.
Au total, nous produisions 2 millions de copies par mois, pour un coût global annuel de plus de 700 000 €, dont 35 000 ramettes de papier, en 2017 (17,5 millions de feuilles) pour environ à 100 00 € TTC, soit 82 tonnes de papier.
Certaines machines étaient situées dans un service de reproduction centrale, d’autres dans des « repros annexes », mais surtout nous avions beaucoup de petites imprimantes installées dans des bureaux.
Quelle solution avez-vous choisie ?
l’entreprise retenue s’occupe de tout
Toutes ces machines ont été remplacées par 104 photocopieurs, installés dans des lieux stratégiques, conformes aux normes de sécurité, notamment incendie (stockage du papier) et aux normes de circulation des étudiants et du personnel, et accessibles à tous, personnels et étudiants. Le papier utilisé est du 70 grammes. Les machines sont réglées par défaut en impression recto/verso.
Parmi ces machines, nous avons aussi plusieurs gros appareils de reprographie installés dans le service central, du patrimoine et de la logistique, et dans plusieurs services décentralisés.
Nous avons passé un marché et l’entreprise retenue s’occupe de tout, d’installer et d’entretenir les machines (remplacement des cartouches, maintenance, dépannage éventuel, remplacement si nécessaire, etc.). Nous n’avons plus à nous occuper de rien.
Comment étudiants et personnels accèdent-ils aux photocopieurs ?
Ils y accèdent par la « leocarte », la carte multiservices dont dispose chaque étudiant et personnel de l’université. Il est possible de se connecter de n’importe où via une application et d’envoyer le document à imprimer dans le cloud. Une fois arrivé devant un photocopieur, il suffit de s’identifier avec la leocarte, de payer et d’imprimer le document.
Les scans, gratuits, sont directement envoyés sur les adresses mail.
Les photocopies sont à prix coûtant, soit 3 centimes, pour les étudiants.
Quelles sont les économies que vous avez mesurées ?
78 000 kwh d’électricité en moins par an
Le budget des impressions s’est fortement réduit : nous n’achetons plus de cartouches d’encre puisque nous n’avons plus de petites imprimantes.
La consommation de papier a diminué de plus de 10 %, soit 3 600 ramettes de moins par an.
Mais surtout, nous consommons 78 000 kwh d’électricité en moins par an, et émettons 35 tonnes de GES en moins.
Notez aussi que le nouveau système, rationnalisé, coûte beaucoup moins cher à administrer.
Quelles recommandations feriez-vous à vos collègues qui voudraient obtenir le même résultat ?
La réalisation d’un audit externe pour définir les besoins est un préalable indispensable. Il faut évaluer les économies générales, ne pas oublier de bien travailler la communication pour accompagner le changement des pratiques.