Télétravail en confinement : « Être dans la confiance et l’accompagnement » (Excelia Group)

Comment avez-vous mis en place le télétravail ?

Après l’intervention du Premier ministre, nous avons demandé aux équipes de ne pas venir sur site le lundi 16 mars et d’attendre les consignes. A 8 h 30 la cellule de crise s’est réunie, composée du DG, des directeurs d’école, de la directrice de la vie étudiante, du directeur international, de la DRH, du secrétaire général, de la directrice de la communication et des partenaires sociaux.

À 16 h l’école fermait ses portes.

À 10 h, nous avons demandé aux salariés de venir récupérer leurs dossiers et matériel informatique. À 16 h l’école fermait ses portes. Cela s’est fait tranquillement, nous nous étions préparés.

Le travail a repris de chez soi, sans discontinuité, pour toutes les équipes. Ce n’était pas dans notre culture, mais c’est une expérience très intéressante. Le télétravail massif invite à la créativité. Comment poursuivre l’activité, sans école, sans contact, sans vie de campus…

Les équipes se sont mises à travailler différemment, avec beaucoup d’enthousiasme et d’engagement dès la première semaine. Nous avons souhaité maintenir les projets, les échéances dès que cela était possible, pour ne pas être débordés lors de la réouverture du campus et de la reprise des cours en présentiel.

Quelle est la proportion de télétravail / travail au bureau dans vos effectifs ?

Les salariés qui ont le choix du télétravail ou de la garde d’enfant savent qu’ils sont libres de choisir

Sur 265 salariés, plus de 250 sont passés en télétravail du jour au lendemain. Sur la cinquantaine de salariés qui sont parents de jeunes enfants, seuls cinq ont fait le choix d’un arrêt de travail pour s’occuper pleinement de leurs enfants, les autres ont fait le choix du télétravail pour assurer la continuité de leur activité. Toutes les équipes sont donc mobilisées à distance, il ne reste personne dans les bureaux. Seuls six salariés occupent des fonctions qui ne pouvaient s’effectuer en télétravail et ceux-ci sont à domicile. 

Mais les choses peuvent évoluer, les salariés qui ont le choix du télétravail ou de la garde d’enfant savent qu’ils sont libres de choisir, l’équipe s’adaptera.

Sous quelle forme (orale, écrite par mail, formulaire ad hoc…) les personnels ont-ils dû obtenir l’accord de leurs managers ? 

La question ne s’est pas posée. Ça a été une décision de direction : télétravail pour tout le monde.

Comment gérez-vous le temps de travail avec les personnels en home office ?

Nous savons que nos salariés font de leur mieux

Nous décomptons actuellement 7 heures journalières pour tous les salariés qui télétravaillent. Beaucoup ont des enfants, assurent l’accompagnement scolaire, donc nous savons qu’il n’est pas toujours possible de travailler en journée complète, mais nous savons que nos salariés font de leur mieux donc nous avons pris cette décision d’être dans la confiance et l’accompagnement.

Nous savons que les gens font ce qu’ils peuvent au vu des circonstances. 

Pour les gens qui ont des enfants comme pour les autres salariés, nous comptons une journée de travail à temps plein. Dans ces conditions exceptionnelles, nous ne voulons pas leur rajouter de stress et restons bienveillants.

Que faites-vous si des salariés veulent reporter leurs congés déposés avant la crise et qui tombent en période de confinement ?

répartir leurs jours différemment

Sur les deux premières semaines, nous avons accepté d’annuler certaines journées de congé. Il était important pour certains salariés d’être présents au sein de leur équipe dans cette situation particulière et certains ont vu leur charge de travail s’accroître, notamment pour la préparation de leurs cours.

Par contre, concernant les demandes de congés programmées sur le mois d’avril, nous avons demandé aux salariés de les maintenir ou éventuellement de répartir leurs jours différemment, de façon à alterner les journées de télétravail et de repos.

Comment maintenez-vous le lien avec vos télétravailleurs ?

Grâce à Teams, nous avons a gardé le rythme des réunions, un jour sur deux ou un jour sur trois selon les équipes. Cet outil a été adopté à l’unanimité. Il est plus convivial que le mail et le téléphone. Il permet surtout de travailler en équipe, de partager un projet, de partager des documents de travail.

Pour maintenir le lien, on compte aussi beaucoup sur les managers, dont la mission devient particulièrement importante en période de confinement. Leur rôle est essentiel, et plus difficile aussi.

Comment garde-t-on le sens du travail, le sérieux et la motivation d’avancer quand on ne se voit plus que par écrans interposés ? 

Une partie de nos salariés est habituée au travail à distance : ce sont nos enseignants-chercheurs. Leur relation avec les étudiants est bien sûr différente avec l’enseignement 100 % distanciel mais l’expérience est intéressante.

Pour garder le sens, la motivation, c’est la dynamique d’équipe qui me paraît importante, c’est aussi pour chaque salarié de constater que toute l’école fonctionne à distance, que l’on y arrive, sans accroc majeur, que nos étudiants sont fiers de nous. Le sens est clairement présent ! Les projets avancent, les équipes se parlent, pour le moment nous tenons le bon bout !

Au fur et à mesure des semaines, cela risque d’être plus difficile

Dans les métiers plus administratifs, pour l’instant, le sens du travail est maintenu aussi parce que la charge est de travail reste soutenue. Mais, au fur et à mesure des semaines, cela risque d’être plus difficile. Dans beaucoup de métier, lorsqu’il y a une rupture sociale, il est plus difficile de rester motivé. On essaie donc de garder le lien, de suivre l’activité.

Dans cette période génératrice de stress, avez-vous identifié des profils à risque psychologiques dans vos équipes, et si oui, qu’avez-vous prévu pour les accompagner, au bureau ou à distance ?

Nous connaissons bien nos salariés, et, en effet, nous identifions certains profils plus fragiles : les salariés isolés, seuls avec des enfants ou bien des salariés internationaux qui ne sont pas dans leur pays, loin de leur famille, et parfois ne parlent pas bien français.

Il y a aussi les salariés qui ont des soucis de santé et qui s’inquiètent pour eux ou pour leurs proches. Mais dans un tel contexte, il faut se dire que chaque salarié peut devenir fragile, chacun peut se sentir dépassé par la situation chacun peut souffrir de l’isolement, la période est assez anxiogène. Donc le mot d’ordre, c’est de prendre soin de tous nos salariés.

L’entreprise peut accompagner, mais nous voyons aussi nos limites. Nous sommes en contact avec notre mutuelle qui devrait proposer un suivi psychologique aux salariés qui en auront besoin. En dehors de cela, c’est aussi le rôle du DRH, des managers et finalement, chacun a son rôle à jouer, car nous sommes une communauté.