[Replay] Dématérialisation : les obstacles à éviter pour réussir la transition de votre établissement

Recrutement des étudiants, contractualisation avec les intervenants, suivi des processus de stage ou actes réglementaires, inscriptions… la crise sanitaire a accéléré la dématérialisation. Peu répandue dans l’enseignement supérieur, la signature électronique devient pourtant un outil incontournable.

Bien moins médiatique que le passage des enseignements en distanciel, cette dématérialisation des démarches administratives dans les écoles et universités participe elle aussi à la transformation numérique des établissements. 

Pour franchir le pas ou accélérer la digitalisation dans votre établissement, voici quelques conseils et obstacles à éviter issus de la conférence en ligne « Signature électronique, dématérialisation : quels apports pendant et après la crise ? » organisée par Campus Matin et son partenaire HelloSign le 19 novembre.

Quels obstacles doivent surmonter les établissements pour réussir leur dématérialisation ? 

Penser de manière globale

« Cette transposition du monde physique vers le monde numérique doit se penser de manière globale. Il faut prendre le temps de savoir où on veut aller en matière de transformation numérique pour identifier ses besoins et ses différents cas d’usage », soutient Jérôme Fabry, partner France chez EY-Parthenon. 

La mise en place de la signature électronique s’accompagne souvent d’autres systèmes comme l’archivage, la création de cloud comme en témoigne Rémy Klein, directeur de la Direction des systèmes d’information mutualisés de l’Université Grenoble Alpes qui compte 60 000 étudiants.

C’est assez complexe à mettre en œuvre

« Quand on se lance dans la signature électronique, il nous faut un SAE, c’est-à-dire un système d’archivage électronique. Le SAE conserve la valeur probante de la signature au fil du temps et respecte les règles d’archivage édictés par les conservateurs nationaux. C’est assez complexe à mettre en œuvre, la DSI doit généralement travailler avec des archivistes de métier », relate-t-il.

Prendre en compte le poids des héritages administratifs

« Historiquement, les circuits administratifs se sont mis en place avec le papier avec une réglementation très lourde. On est obligé de reprendre les étapes, de les simplifier, de supprimer celles qui ne sont pas nécessaires et tenir compte de la possibilité du numérique. C’est très difficile de convaincre les personnes que telle étape n’est plus nécessaire », note Rémy Klein de l’Université Grenoble Alpes.

Ces transformations ont un impact fort sur l’infrastructure SI de l’établissement

« Ces transformations ont un impact fort sur l’infrastructure SI de l’établissement mais aussi sur les process. Cela demande un effort financier et humain pour accompagner ces transformations », ajoute le consultant Jérôme Fabry.

Rémy Klein tient d’ailleurs à distinguer deux types de signatures : la signature électronique à valeur probante, qui nécessite un certificat, et la signature qui n’est qu’une simple validation (pour une demande de congés par exemple, un BAT, …). « Beaucoup de services font un peu l’amalgame entre la signature et le clic. C’est une histoire de culture », constate-t-il.

Installer un environnement numérique de confiance

 Au-delà des aspects techniques de transposition d’un modèle physique en numérique, une question centrale demeure pour les établissements : comment mettre en place un environnement numérique de confiance ? « Quand un utilisateur reçoit un document à signer, il doit avoir confiance et identifier tout de suite que le document vient de telle école », explique Edouard Manche, responsable du développement de Dropbox et HelloSign pour le secteur de l’enseignement.

Les utilisateurs sont également attentifs à la sécurité des données et au respect de leur vie privée. « Dans le cloud, les données sont beaucoup sécurisées que dans les datacenters. Se pose en revanche la question de la confidentialité des données : peut-on faire confiance à 100 % aux entreprises qui offrent ces services ? », demande Rémy Klein. 

Rassurant, le consultant Jérôme Fabry rappelle que la signature électronique et la dématérialisation « sont des technologies très matures. On peut mettre en œuvre ces actions avec sécurité avec un niveau d’investissement limité ».

Quels bénéfices apportent la dématérialisation et la signature électronique ? 

Un gain de temps pour se concentrer sur des missions à valeur ajoutée

Autre avantage non négligeable, la signature électronique évite de nombreux allers-retours entre les différents signataires d’un document, les courriers postaux et, en période de confinement, l’impression, la signature, le scan puis l’envoi d’un papier par mail. 

Sur l’ensemble du process, on va gagner énormément de temps

La dématérialisation permet donc de gagner du temps. « Pour les managers, cela prend un peu plus de temps car ils doivent se connecter à des interfaces différentes », nuance toutefois le directeur de la DSI mutualisée de l’Université Grenoble Alpes. « Il faut alors les convaincre que sur l’ensemble du process on va gagner énormément de temps. »

Les salariés peuvent ainsi mettre à profit ces quelques minutes gagnées pour se concentrer sur leurs missions principales. « Dans le secteur de l’enseignement, plus vous arrivez à digitaliser les activités qui étaient sur le bureau, plus les personnels ont plaisir à travailler, à faire des tâches qui apportent vraiment de la valeur ajoutée », affirme Edouard Manche d’HelloSign. La dématérialisation augmente la productivité, déclare-t-il en substance. 

Le président de l’École Hexagone, Sébastien Dhérines abonde dans ce sens : « Notre secteur d’activité n’est pas de faire des signatures, c’est l’enseignement ! Si on peut dégager du temps et réinvestir des économies pour la pédagogie, c’est gagnant à la fois pour les étudiants et pour les écoles. »

Des économies : structurelles, salariales et dans l’immobilier

Jérôme Fabry estime que pour la même valeur « une signature physique coûte 1,20€ alors qu’une signature électronique coûte 30 centimes », d’après les données de marché de son cabinet, une fois l’investissement de départ amorti. 

En moyenne, les établissements du supérieur consomment cinq fois plus de feuilles de papier que le nombre de leurs étudiants d’après des estimations d’HelloSign. Ces économies faites sur unes signature de document sont donc à mesurer à l’échelle d’un établissement. 

« Quand on parle de déploiement de la signature électronique, on voit les économies les plus évidentes : la Poste, le papier, l’imprimante… Et on a aussi les moins visibles. Par exemple, je suis en discussion avec une association qui prend tous les ans deux intérimaires à temps plein pendant 4 mois pour gérer les inscriptions, trier des classeurs », détaille Edouard Manche. 

S’ajoutent des économies sur l’archivage, corolaire de la signature électronique. En stockant les documents administratifs sur un cloud, les établissements n’utilisent plus de serveurs ou d’enfilades de couloirs pour ranger des classeurs contenant tous les documents des années universitaires. Cette dématérialisation peut donc s’accompagner d’économies sur l’immobilier. 

« J’ai passé les dix années précédentes dans un établissement de 6000 étudiants où tout était en papier. Un jour, nous avons eu la visite de la DSI qui voulait voir la convocation de stage d’un étudiant très précis. Allez-la retrouver sur dix ans d’archives ! Aujourd’hui cela ressort tout de suite et on imprime le PDF », raconte Sébastien Dhérines avec humour.

Une collecte de datas facilement exploitables

Qui dit dématérialisation, dit également collecte de données et exploitation de datas comme l’explique Jérôme Fabry.

« Cette dématérialisation ouvre un champ en matières de connaissance de sa propre organisation. Avec le numérisation se crée une masse de datas exploitables. On peut commencer à mieux connaitre l’ensemble de ses activités pour mieux piloter son établissement, mieux connaître ses étudiants, le type d’entreprises dans lequel ils vont en stage… »

Le président de  l’École Hexagone précise que « les statistiques sur les conventions de stage existaient déjà avant mais maintenant, elles sont plus facilement exploitables ». Les données sur les entreprises des stagiaires par exemple sont collectées automatiquement. Il est plus facile de croiser plusieurs informations et de les exploiter. 

Une image moderne à l’étranger

Enfin dans un contexte d'internationalisation de l’enseignement supérieur, malgré la baisse actuelle de la mobilité étudiante avec la crise sanitaire, Jérôme Fabry assure que la dématérialisation facilite le développement international : 

« Dans cette une compétition internationale des établissements, la proposition de valeur est clé pour être un acteur important à l’échelle mondiale. Je pense que les universités ont une opportunité d’accélérer leurs investissements sur le numérique dans le cadre du plan de relance du gouvernement », conclut le consultant.

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