7 conseils pour améliorer la com’ interne à la lumière du confinement
Par Marine Dessaux | Le | Stratégies
Le 9 juin dernier, Campus Matin organisait son deuxième webinaire, dédié à la communication interne en temps de crise sanitaire, en partenariat avec l’Arces et Comosup. Interrogeant quatre acteurs, experts de la fonction communication ou RH, cette conférence en ligne a permis d’établir différentes leçons du confinement. Et d’en tirer des conseils pratiques.
La crise sanitaire a rendu la communication interne réellement stratégique, l’obligeant à se réinventer dans l’enseignement supérieur. Quelles leçons tirer de la période sans précédent que nous venons de vivre ?
Campus Matin synthétise les conseils de :
- Carole Kada, DGS adjointe en charge des ressources humaines de l’Université Grenoble Alpes ;
- Jean-Marie Jourand, directeur de la communication de l’Université d’Évry ;
- Melinda Bouquerel, directrice de la Fondation partenariale du réseau Polytech
- et Benoît Anger, doyen associé au développement institutionnel et à la communication de Neoma Business School.
1 — Prendre en compte toutes les cibles
Ce sont les personnels, auxquels on s’adresse collectivement ou un à un, mais aussi les étudiants et… les parents ! Il est important d’associer ces derniers pour qu’il n’y ait pas de dissonance entre ce que rapportent leurs enfants et la réalité de ce qui est fait.
2 — Qui doit parler ?
- Le président/la direction générale ;
- La direction de communication et la direction des ressources humaines, main dans la main ;
- Les managers de proximité dont l’activité s’est recentrée, en période de crise, sur le soutien aux équipes et la communication.
Une unicité de la parole compliquée à mettre en œuvre dans les grands établissements, les universités en particulier, car chaque composante a un rôle et une autonomie. Mais aussi parce que les partenaires, comme les organismes de recherche, sont cotutelles des unités de recherche et ont leurs propres canaux de communication.
Malgré cette multiplicité d’interlocuteurs, nos intervenants insistent sur l’importance de la cohérence des messages.
3— Informer sans rien cacher
La communication doit structurer la prise de parole de l’établissement à destination de ses publics, en relais des prises de parole du gouvernement, même si elles sont parfois anxiogènes. Il s’agit d’être transparent, sans cacher les éléments difficiles et en veillant à ne pas renforcer les inquiétudes.
Le mail
Classique mais efficace.
En ligne : les sites et pages dédiés
Des espaces d’information Covid-19 en ligne ont vu le jour, crées par et pour la communauté universitaire. C’est notamment le cas à l’Université d’Évry qui a sa page dédiée.
À l’Université Grenoble-Alpes, le site #UGAOnestensemble a vocation à mixer différents aspects : assurer une prise de hauteur et faire la liste des relais, trouver les initiatives de solidarité, recueillir des témoignages étudiants, et organiser des visioconférences avec les personnels notamment avec des jeux de questions/réponses.
À Neoma : il y a eu chaque semaine des vidéos et des « live » pour répondre aux questions de façon formelle.
Organiser des réunions
Ce sont des instances de dialogues, en visioconférence, qui permettent l’accès à l’information.
Magazines
À Neoma, un magazine sous forme de flipboard liste des articles légers (« quelle série regarder ? »), propose des recettes et partage les liens « feel good » envoyés par les étudiants.
4— Créer du lien et encourager l’informel
Un des enjeux : maintenir la communication entre les collègues, entretenir le lien entre les communautés.
Application de messagerie instantanée très utilisée à titre personnel, WhatsApp permet de renforcer les discussions entre professionnels notamment en créant différents groupes de collègues. Un bon moyen de garder le contact quotidiennement et d’échanger de façon informelle.
Cafés visio
Une « vie de campus dématérialisée » a été mise en place pendant la crise Covid : culture, arts, sport… tout (ou presque) devient digital ! Une initiative notamment portée par l’université d’Évry afin de maintenir le lien et d’assurer « une vie de campus virtuelle » aussi bien pour les étudiants que le personnel.
Pendant le confinement, la fréquence des cafés visio a augmenté. Ils également ont permis de réunir les équipes sur des sujets plus légers.
Assemblée générale en ligne
À l’université d’Évry, chaque mois des assemblées générales sur YouTube ont été organisées. Une façon d’échanger à des moments clés du confinement et du déconfinement, chaque réunion ayant permis de répondre aux interrogations du moment. L’idée s’est avérée un succès avec plus de 600 visionnages en direct et 7000 vues en replay.
Un travail réalisé en coordination avec la direction des systèmes d’information. Au départ la parole était donnée à la direction des ressources humaines puis la direction de la scolarité et maintenant les interrogations portent sur le retour à la normale, la poursuite des projets.
Cours de yoga
Un concept original de Neoma qui répond à un besoin d’aller sur des sujets qui n’ont rien à voir avec l’institutionnel. C’est une façon d’avoir un contact avec les étudiants dans un contexte différent et de leur montrer que l’école pense à eux.
Comme le soulignent nos intervenants, il est important que la communication interne se positionne à la fois sur des canaux officiels et informels.
5— Dire merci !
L’engagement des équipes doit être salué, à l’instar de cette campagne de remerciements lancée par l’Université de Nantes qui consiste en différentes photos de personnels accompagnées de légendes précisant le rôle de la personne et d’un « merci » en lettres capitales.
6— Analyser et enquêter auprès des personnels
Comme à l’UGA, de nombreux établissements ont mené, pendant et à l’issue du confinement, des enquêtes sur la situation des personnels. À Grenoble, plus de 80 % des personnels se sont dits satisfaits des moyens de communication. Mais ils ont exprimé un souhait pas facile à exaucer : la communication doit être la plus harmonieuse possible et venir d’un point unique.
7— Parler de la reprise
Désormais, l’intérêt des personnels se concentre sur le retour à la normale, sur la préparation de la rentrée. Les différents scénarios en présentiel et/ou en distanciel sont communiqués par les établissements. À l’université d’Évry, un guide de la reprise a été développé. Ce dernier détaille notamment les conditions sanitaires et les procédures adoptées pour garantir la santé et la sécurité de toutes et tous.