L’onboarding : un process d’intégration en amélioration continue dans l’ESR

« Une intégration ratée, c’est un recrutement qui court à l’échec », assure Valérie Brière, responsable formation, recrutements et référente handicap à l’école de commerce EM Normandie.

« L’onboarding est un moment clé du parcours collaborateur. Si l’expérience est déceptive, c’est dans les premiers jours et mois qu’on enregistre le plus de départs », explique Damien Schoennahl, directeur général délégué du cabinet de conseil Insign. Un enjeu d’autant plus crucial à l’heure où l’e-réputation d’un établissement se fait et se défait très vite via les réseaux sociaux.

Dans les universités : des dispositifs divers, en professionnalisation croissante

Certains établissements, comme l’Université Clermont Auvergne et l'Université de technologie de Compiègne (UTC), concentrent l’onboarding sur une journée, en le limitant à une découverte de base de leur environnement.

« Nous accueillons les nouveaux arrivants, avec témoignages de professionnels de terrain et visite du campus », détaille Frédéric Desprès, directeur général des services (DGS) de l’école d’ingénieurs.

Dans d’autres, comme l’Université de Strasbourg, le processus est en cours d’amélioration, comme le relate sa DGS, Valérie Gibert : « Notre parcours d’intégration se tient actuellement, pour tous les corps de métiers, sur une unique session de trois jours début septembre. Mais nous réfléchissons à dupliquer l’opération dans l’année à partir de 2025, pour mieux répartir le volume d’informations dispensées et nous assurer de leur bonne assimilation par tous. »

Formations, coachings et mentorat

Ces trois établissements se heurtent toutefois à un hic de taille : si les personnels Biatss répondent présents, les enseignants-chercheurs ont tendance à leur faire faux bond, le dispositif étant facultatif. « Pour pallier cet écueil, nous avons couplé la troisième journée avec la formation obligatoire des maîtres de conférences », note Valérie Gibert.

Cette démarche d’amélioration continue est résolument en marche à l’Université PSL. « Nous avons revu de A à Z le processus en 2023 pour y intégrer l’ensemble des services supports, en lien avec l’équipe RH, explique Adeline Favier, sa DRH. Et pour mieux répondre aux besoins des nouveaux arrivants, nous avons rajouté progressivement de nouveaux jalons, comme un évènement d’intégration festif bisannuel rassemblant 150 à 200 personnes », indique-t-elle.

À l’extrémité de ce prisme se trouve l’Université de Bordeaux, où le dispositif d’accompagnement s’étend à six mois, voire un an, pour les contractuels comme pour les titulaires.

« Après le recrutement, nous travaillons tout particulièrement la relation, avec des jalons ritualisés sur la première année (rapports d’étonnement, notamment, entre le collaborateur et son supérieur direct), des propositions de formation, de coaching et de mentorat  », rapporte Marie-Béatrice Celabe, sa DGS adjointe.

Dans les écoles : des process plus ou moins cadrés et longs

Certaines écoles proposent des dispositifs d’intégration encore relativement restreints. À Rennes school of business, l’onboarding dure un à deux mois, à destination des titulaires et intervenants (managers, services support).

« Nous organisons des onboarding meetings de présentation de l’école, avant de passer à des sujets purement RH. Chaque équipe étant ensuite autonome pour former et suivre chaque collaborateur  », précise Annick Voltigeur, sa responsable recrutement et mobilité.

D’autres, comme l’EM Normandie, mettent en place différents dispositifs, allant a minima jusqu’à la fin de la période d’essai.

« En plus de l’intégration de base, deux fois par an se tient une journée de bienvenue en présence du directeur général et du Comex, avec présentation de la stratégie globale de l’école et animations ludiques, détaille Valérie Brière. Si l’intégration prend officiellement fin avec la période d’essai, l’accompagnement resserré se poursuit, depuis janvier 2024, via six référents RH de proximité interlocuteurs privilégiés du collaborateur sur le long cours. »

Vision globale du groupe avec la direction

Au Centre des études supérieures industrielles (Cesi), le parcours d’onboarding court sur l’ensemble de la première année. Avec un jalon phare, trois mois après l’embauche dans l’école d’ingénieurs.

« Depuis 2022, dans le cadre de notre module d’intégration national Cesi Experience, chaque mois, les nouveaux recrutés sur chacun de nos 25 campus passent deux jours au siège pour ouvrir leur vision du groupe via un partage avec des membres du comité de direction », précise Sébastien Fouquez, son directeur des ressources humaines.

Un parcours qui atteint même trois ans à l’ISC Paris. Une durée jugée nécessaire par Lotfi Karoui, doyen de la faculté et de la recherche. « Pour un enseignant-chercheur senior, six mois peuvent suffire, mais pour un junior, l’accompagnement doit couvrir le temps de la mise en place d’un volume de publications suffisant et de la maturation d’un cours », estime-t-il.