Communication : quand les personnels s’engagent

Comme chaque année, l’association des responsables communication de l’enseignement supérieur (Arces) réunissait ses membres pour sa « grande journée », le 22 juin à l’Université Paris 1 - Panthéon Sorbonne. Elle y a remis 18 prix à des établissements pour leurs campagnes de communication. Campus Matin en a choisi trois pour vous les présenter. Leur point commun : impliquer les personnels.

1. La campagne marque employeur de l’Université Gustave Eiffel, 2^e prix « Communication corporate »

« Notre président, Gilles Roussel, est venu nous voir pour repenser les offres d’emploi et la façon dont elles sont publiées », raconte Sandrine Diago, responsable de la marque de l’Université Gustave Eiffel. De cette approche un peu détournée est née une réflexion d’ampleur autour de la marque employeur de l’établissement.

Une démarche qui consiste à travailler sur son image de recruteur pour attirer et retenir les talents… mais qui est encore parfois mal perçue. « Nous avons amené le sujet différemment, explique Sandrine Witeska, directrice de la communication de l’établissement. En réfléchissant à notre image au travers de verbatims de personnels. Il ne s’agissait pas de la créer de toutes pièces. »

La première campagne est réalisée avec deux prestataires : l’agence de conseil en communication, Epoka, et le réalisateur Cédric Balaquier, avec qui l’université avait déjà travaillé en 2022 pour un projet qui lui avait également valu un prix de l’Arces.

Des portraits vidéos et écrits

C’est à partir de 16 portraits écrits et vidéos que l’établissement décide de montrer le quotidien des académiques et personnels. Des « vis ma vie, qui créent des liens entre métier et, parfois, vie personnelle », décrit Sandrine Witeska.

Sandrine Diago se réjouit de n’avoir reçu aucun refus, seulement des hésitations par humilité plus que par doute quant au projet :

« “Pourquoi moi ?” se demandaient certaines personnes sollicitées à qui nous avons expliqué que chaque portrait serait ancré dans la vie de son service. »

Aucun cadrage n’a été donné par la direction de la communication et pourtant « l’engagement des personnels pour l’université ressort », observe Sandrine Witeska qui note des retours positifs. « Au début, nous pensions nous adresser aux futurs employés, mais c’est devenu plus large : la campagne a permis de valoriser ceux qui sont là et de développer un sentiment d’appartenance », analyse la directrice de la communication. Au total, c’est une centaine de personnels qui ont été impliqués de près ou de loin.

Quid des retours RH ?

« Nous n’avons pas encore de retours des RH sur le recrutement, le site est très fréquenté, mais les résultats devront répondre non seulement à des objectifs quantitatifs, mais aussi à la qualitatifs », expose Sandrine Witeska.

La campagne de marque employeur est partie pour durer ! Elle doit revenir tous les ans, particulièrement autour des périodes des concours de la fonction publique, de février à avril. Prochaine étape : travailler plus particulièrement avec les RH pour sélectionner les métiers en tension à mettre en avant. Côté budget, il a été « plus important pour le lancement », mais devrait être réduit sur le long terme.

« Ce qui a été fait cette année n’est que la première pierre d’un travail qui doit s’inscrire au long cours », dit Sandrine Diago.

Autre chantier à venir : la révision des annonces d’emploi qui n’ont finalement pas été traitées au cours de cette initiative qui a pris plus d’ampleur qu’imaginé !

• Voir la vidéo de présentation.

2. L’intranet collaboratif de l’Université Côte d’Azur, 1^er prix « Communication interne »

Le deuxième projet de cette sélection semble peu original de prime abord : l’intranet, réseau informatique privé, est déjà monnaie courante dans les établissements. Le point fort de celui de l’Université Côté d’Azur ? Lancé le 27 avril, il a permis de développer « une véritable stratégie éditoriale et de communication interne », souligne Anne-Sophie Peyran, directrice communication et marque de l’établissement.

La nouvelle plateforme collaborative est un enjeu fort dans un contexte de création récente l’établissement expérimental en 2020 (anciennement Communauté d’universités et d’établissements Côte d’Azur). « La communication interne était à construire, afin de rassembler l’ensemble des personnels intégrés ou rattachés à l’établissement autour d’un espace commun », poursuit Anne-Sophie Peyran.

Répondre à plusieurs objectifs

Il s’agit de repenser un intranet peu ergonomique, restreint à un usage administratif, mais aussi de répondre à « une volonté immense de communiquer » de divers acteurs. Désormais, plusieurs services sont accessibles dès la home page : photothèque, boutique, abonnement aux newsletters des composantes, comité d’actions sociales.

« Autre point fort de cet intranet : la création d’un comité éditorial interne mettant en avant l’actualité et l’agenda de l’université et de ses composantes. L’intranet devient le point de rendez-vous de I’ensemble des personnels de l’université », souligne Anne-Sophie Peyran.

Enfin, pour réduire l’empreinte carbone des échanges de mail provenant de plusieurs interlocuteurs : « Nous avons notamment créé une newsletter envoyée une fois par semaine qui a permis de réduire les emailings des services envoyés jusqu’à une dizaine par semaine », explique Olympe Levakis, cheffe de projet stratégie éditoriale.

Emmener directions et personnels

Un projet qui a embarqué les directions de la communication, des systèmes d’information, des ressources humaines et la direction générale des services (DGS). Et qui a également impliqué les personnels dans la création de contenu et via une boîte à idées afin de recueillir les retours utilisateurs. Une à deux personnes par service ont été formées afin de devenir contributrices régulières.

Cet intranet est le résultat d’une année de travail, lancée en avril 2022. Et les résultats se font déjà voir : la nouvelle plateforme enregistre une hausse constante de fréquentation jusqu’à atteindre 95 % des personnels (1 342 utilisateurs). Mais, pour s’instaurer durablement, ce nouvel outil doit être accompagné d’un changement des pratiques. Pour inciter les usagers à se rendre sur cet intranet, il s’agit désormais d’un passage obligatoire pour se connecter à l’environnement de travail numérique (ENT).

3. La Green Party de La Rochelle Université, 2^e prix « Communication événementielle »

La Green Party fait vibrer la pelouse de La Rochelle Université, à chaque rentrée depuis 2018. Un événement doublement « vert » puisqu’il répond à la charte de manifestation écoresponsable créée par la ville de La Rochelle (toilettes sèches, poubelles de tri, pas de flyers, emballages Crous en carton, stands de sensibilisation, etc.).

Cet événement de rentrée pourrait inspirer d’autres établissements pour une particularité : l’implication des personnels.

« Un événement de rentrée dans un esprit guinguette pour créer du lien avec une scène musicale que s’approprient les étudiants », résume Caroline Grand, directrice de la communication de l’établissement.

Cette soirée qui marque le début de l’année universitaire a réuni 3 000 personnes en 2022, « un tiers des étudiants et 100 personnels qui travaillent de manière volontaire », précise Aude Couteau, chargée de communication de La Rochelle Université. Le tout pour un budget de moins de 19 000 €.

Les associations étudiantes, mais aussi les services amenés à être au contact des étudiants proposent un stand ludique en lien avec leur thématique : relai handicap, direction de l’orientation et insertion, université européenne, service sport, santé, international… Une façon de se faire identifier des nouveaux entrants. Le Crous est également de la partie, accompagné d’autres partenaires tels que l’association de la fondation étudiante pour la ville (Afev).  

« L’objectif de produire un bel accueil sous le signe de l’amusement mêlant durabilité, convivialité et lucidité est atteint », se réjouit Aude Couteau, chargée de communication.