Dans les coulisses de la cellule accompagnement du changement de l’Université Côte d’Azur

Écouter l’ensemble des acteurs pour identifier tout ce qui doit être amélioré dans la structure de l’établissement et le service aux usagers. Telle est la mission de la cellule de transformation et d’accompagnement au changement (TAC) créée en 2021 au sein de l’établissement public expérimental Université Côte d’Azur.

Une cellule positionnée à un niveau stratégique

Cette structure découle du chantier de transformation RH de l’université mené par la gouvernance de l’établissement présidé depuis 2020 par Jeanick Brisswalter. 

« Nous avons décidé de rattacher la cellule à la direction générale des services (DGS), pour faire monter en compétences l’ensemble de la fonction RH qui est partagée entre le central et les services de proximité (les ex-bureaux des personnels), et enrôler toutes les directions et les cadres dans les différentes missions de gestion et de management des RH », retrace Sabrina Loufrani, vice-présidente développement des RH de 2020 à 2024 et aujourd’hui chargée de mission de l’établissement.

« Le soutien de la DGS et de la gouvernance est un facteur clé de réussite. Dans une organisation de cette taille, les choses évoluent en permanence. La mission de la cellule est de se poser pour regarder si les changements ne génèrent pas plus de complexité ailleurs sur le long terme », complète Sandrine Gilabert, la responsable de la cellule TAC, composée de trois personnes. 

À sa prise de poste, elle a commencé par un diagnostic du fonctionnement et de la structure de l’établissement. « La DGS et la gouvernance ont identifié des priorités, des services qui généraient de l’insatisfaction pour les usagers. Nous avons traité les urgences », ajoute-t-elle.

Les principaux chantiers de la cellule TAC

La cellule qu’elle dirige a notamment travaillé sur les RH, avec la direction des affaires financières et le développement international. « Sur l’international par exemple, plusieurs entités se partageaient le sujet sans se coordonner, donc nous avons créé une direction unique organisée en pôles bien définis », note la responsable de la cellule TAC.

« Concernant la DRH, nous avons fait en sorte que la nouvelle organisation soit alignée avec les enjeux stratégiques de cette direction. Nous accompagnons aussi la directrice de la communication pour harmoniser la communication à l’échelle de l’établissement et structurer l’organisation des personnes qui communiquent », poursuit-elle. 

L’un des sujets fréquemment abordés par la cellule est l’articulation entre l’administration centrale et les composantes. « Nous voulons poser un cadre commun qui sécurise l’action des agents et garantit l’harmonie entre les pratiques, tout en tenant compte des besoins et contraintes spécifiques de chaque composante », indique Sandrine Gilabert.

La cellule de transformation et d’accompagnement au changement s’occupe aussi bien du préventif que de curatif. « La valeur ajoutée de cette cellule est de traiter les problèmes de façon systémique en trouvant les causes des difficultés. Je ne travaille pas directement sur la qualité de vie au travail, mais que tout ce que je fais y contribue », conclut-elle. 

Accompagner en impliquant personnels et usagers

La cellule TAC s’appuie sur l’expertise des personnels et des étudiants. Elle « se met à l’écoute des acteurs pour répondre à leurs besoins. Mon travail est ensuite d’aligner ces besoins avec les attentes de l’établissement pour que cela soit cohérent. Nous travaillons avec l’ensemble des acteurs impliqués sur les sujets. Nous leur demandons ce qui fonctionne, ce qui n’existe pas, ce qu’il faut arrêter de faire et ce qui devrait exister », détaille Sandrine Gilabert.

Pour la refonte des process, la cellule implique, dans la mesure du possible, l’ensemble des acteurs impliqués.

« Par exemple, nous travaillons actuellement sur l’amélioration de l’accueil des nouveaux arrivants. Nous avons fait venir l’informatique, l’accueil, les RH, et des assistantes de direction pour une séance de co-construction avec des post-it. Après ce genre de séance, nous sommes sûres de trouver un process qui prenne en compte les contraintes de chacun », illustre la responsable de la cellule TAC.

Cette structure est bien identifiée de la communauté universitaire, comme l’explique Sabrina Loufrani :« Tout le monde à l’université connaît désormais la cellule TAC, ce qui fait que dès qu’un service a besoin d’un accompagnement, il fait appel à elle. Il sera par la suite intéressant de faire une enquête interne pour mesurer les effets perçus. »

La gouvernance de l’établissement a pérennisé cette structure, « notamment pour accompagner la mise en œuvre organisationnelle de la stratégie d’établissement ».

Garder un « pas de côté » pour alerter et conseiller

Avant de rejoindre l’Université Côte d’Azur, la responsable de la cellule TAC était consultante en stratégie et organisation dans son cabinet. « Cette expérience me permet de garder un “pas de côté”, d’alerter et conseiller des solutions même quand je ne suis pas sollicitée », précise Sandrine Gilabert. Par le passé, elle a également travaillé à l’Edhec.

« Je m’inspire parfois de l’enseignement supérieur privé et de son orientation usager. Quand on remet en question une pratique, l’objectif est que ce soit plus fluide, plus efficace et plus confortable pour les agents et les usagers. Nous sommes tellement contraints par les réglementations qu’on en oublie parfois de se demander ce qu’en pensent les usagers ! », s’exclame-t-elle.