Instaurer un bon contact avec les associations étudiantes, dès la rentrée

Lorsqu’on demande à Alexandre Blum et Clémence Didier leur façon d’établir une relation avec les associations étudiantes de l’EM Strasbourg pour le premier, et de l’Université de Lorraine pour la seconde, la réponse est presque similaire :

• « Le but, c’est qu’ils apprennent de moi et moi, d’eux », dit le premier.
• « Il s’agit de savoir ce qu’on peut apporter et ce qu’ils peuvent nous apporter », lance la seconde.

Cela résume bien le rapport particulier entre associations étudiantes et institution : chacune a son agenda, mais travailler ensemble garantit un bénéfice commun.

« Les associations ont besoin de l’administration qui va les accompagner, leur permettre de s’installer plus vite. De son côté, l’établissement met en valeur les projets associatifs qui sont bénéfiques à la vie de campus », dit Clémence Didier, dont le mandat de vice-présidente étudiante (VPE) avait été prolongé jusqu’au 30 novembre, en raison de la crise sanitaire, mais qui a pris de nouvelles fonctions de chargée d’étude à la Mission handicap du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, en cette rentrée 2020.

« Les étudiants engagés dans une association savent qu’ils portent l’image de leur école et donc de leur diplôme. Ils ont intérêt à ce que ça se passe bien », souligne Alexandre Blum, responsable pédagogique parcours associatif et engagement étudiant.

Initier le contact et informer en temps de Covid

Pour Clémence Didier, la rentrée « c’est l’occasion de poser de bonnes bases ».  Dans un contexte particulier, elle recommande d’abord de « ne pas hésiter à demander aux associations leurs besoins ».

« Il est primordial d’informer correctement. On a vu avec le Covid qu’il est nécessaire d’être clair, ce qui n’est pas évident parce que les universités attendent souvent, elles-mêmes, les informations de l’État ».

Offrir de la visibilité

Forum des associations à l’université

Lors de la rentrée universitaire, la problématique majeure des associations est d’obtenir une certaine visibilité auprès des étudiants de l’établissement, selon Clémence Didier.

« Le début de l’année scolaire est un temps très important, c’est l’occasion de se faire connaître et de récupérer du sang neuf », précise-t-elle.

« Le rôle de l’institution est alors de leur laisser de la place pour qu’elles puissent se présenter, mais aussi de faire du lien entre les étudiants et faciliter la communication ».

Passer après le doyen ou la directrice d’UFR donne du cachet

Lors de la welcome week, la création d’un village associatif (ou forum des associations) est un bon moyen de leur laisser donner l’information. « La semaine de la rentrée, les associations proposent des activités, présentent leurs projets et rendent cette période plus conviviale. La plupart des associations peuvent aussi se présenter en amphithéâtre : passer après le doyen ou la directrice d’UFR donne de la crédibilité ».

Une organisation qui se joue beaucoup au niveau des composantes.

« Les associations sont en relation étroite avec les directions des composantes dont elles sont plus proches physiquement », souligne Clément Didier.

En école, des dispositifs différents

A l’EM Strasbourg, et plus généralement dans les écoles qui sont de taille plus modeste que les universités, le recensement des associations est plus simple. De plus, le calendrier n’est pas le même et les changements de bureaux à la tête des structures, notamment, ne se font pas de la même façon.

« Pour le renouvellement associatif, nous avons un calendrier différent du modèle classique », explique Alexandre Blum, « les élections se déroulent rapidement, dès novembre, de façon à avoir de nouveaux bureaux fin mars. Ainsi, les premières années reprennent les associations courant mars/avril ».

Dans l’école de commerce alsacienne, la coordination des associations de l’école est pensée en collaboration avec une association, l’EM Spirit chargée de fédérer ses consoeurs thématiques. Ce sont donc les étudiants eux-mêmes qui participent à s’en occuper. En contrepartie, cette dernière bénéficie d’indépendance, de soutien et d’une visibilité offerte par l’administration, lors des évènements importants :

« L’EM spirit s’exprime face aux étudiants en réunion de prérentrée, c’est aussi elle qui anime une cafétéria dédiée. Elle a un rôle majeur dans la transmission d’informations aux associations, très régulièrement et surtout en début de mandat. C’est pourquoi on la réunit en début d’année universitaire ».

Une réunion physique durant laquelle « est organisé quelque chose de ludique : les anciens présidents présentent les nouveaux. Cela permet aux présidents, trésoriers, etc. d’avoir une notion de l’aspect administratif de l’école, de jeter les bases de l’année ».

Les autres associations ne sont pas en reste : elles participent à une grande réunion organisée par l’école une fois par mois pendant le premier semestre, puis toutes les six semaines. 

« C’est l’occasion de faire le point sur certains projets particuliers : tous les responsables de projet sont réunis, ils peuvent poser leurs questions, nous faisons un point sur leur activité. C’est un moyen de maintenir un échange régulier », retrace Alexandre Blum.

Des contacts réguliers et conseils au quotidien

Au-delà de ces échanges formels, Alexandre Blum préconise des contacts réguliers, jusqu’à deux fois par semaine avec l’EM Spirit. « Une fois par jour, je passe dans les bureaux, j’aime privilégier le rapport humain », indique-t-il. Selon lui, c’est la meilleure façon de vraiment répondre aux besoins techniques ou managériaux.

Parmi eux, un point important qui doit être abordé rapidement est la question de la posture en équipe :

« Les élèves à la tête d’associations ont un rôle de manager, tout en étant face aux personnes de leur promotion. La posture à adopter auprès de leurs camarades est difficile à trouver ».

« La clé de tout : c’est la communication » 

Avec 150 associations étudiantes à l’Université de Lorraine, Clémence Didier explique qu’il n’est pas toujours possible d’avoir un échange de personne à personne comme dans un plus petit établissement. Il faut donc communiquer en utilisant différents mediums : les canaux officiels via l’espace numérique de travail (mails pour les informations générales), Facebook (notamment pour se présenter), mais aussi Discord.

« Nous avons une discussion de groupe sur Discord : de cette façon, dès que quelqu’un pose une question tout le monde peut avoir la réponse. C’est aussi le moyen pour chacun de présenter ses initiatives ».

En outre, la VPE est en attente d’un outil qui visera à faciliter la communication avec les associations. « Il y a des discussions pour savoir si on va passer par Moodle ou Arche, cela dépendra des pratiques déjà installées et du choix des UFR ».

Cependant, passer du temps sur le terrain est un indispensable pour établir la communication :

« J’essaie d’être présente sur les réunions de prérentrée et rentrée au maximum. Une fois que j’ai établi un premier contact, les associations me recontactent généralement dans l’année ».

Elle ajoute : « Si on communique que de manière distancielle : ceux qui ne sont pas dans les boucles de mail rateront l’information. Il y a un gros travail de recensement des associations à faire ».

De son côté, Alexandre Blum privilégie mail et téléphone comme outils de communication : « J’aime bien protocoliser les choses, d’ailleurs j’incite les élèves à utiliser leur adresse mail de l’EM pour communiquer sur l’association ».

Un rapport « en bonne intelligence », mais « sans fermer les yeux »

Question délicate que celle du rapport entre institution et associations : alors que leurs intérêts sont communs, il s’agit pour l’établissement d’établir une bonne entente, mais aussi d’être vigilant aux débordements.

« Le rapport est hiérarchique », n’hésite pas à dire Alexandre Blum. « Chaque étudiant qui entre à l’EM accepte les règles et les valeurs de l’école. Chaque président d’association a conscience de cela. Nous n’avons donc jamais rencontré de difficulté à faire respecter les mesures de sécurité ».

Nous ne sommes jamais dans l’opposition

Il souligne l’importance d’adopter une posture de confiance envers ces identités juridiques indépendantes qui restent sous l’égide de la marque de leur école. « Cela fait partie de la marque de laisser leur place aux associations, nous ne sommes jamais dans l’opposition ».

Des impératifs doivent cependant être respectés : la collaboration avec un service de sécurité désigné lors du week-end d’intégration qui se passe en dehors des locaux, la transmission d’un planning pour l’équipe qui organise une soirée, la gestion du nombre de personnes par un des membres de la sécurité de l’école…

À l’université de Lorraine, Clémence Didier indique que les échanges se déroulent « en bonne intelligence », mais qu’accompagnement et sensibilisation sont indispensables. « Pour tout ce qui est festif, les associations sont accompagnées, ont des outils à disposition, doivent suivre des formations. En novembre, l’initiative “Faites la fête“ aborde la question de la violence et des agressions sexuelles, il y est notamment proposé une formation barman qui explique comment respecter les doses standards dans la préparation de boissons alcoolisées. Il s’agit d’être dans la prévention et de ne pas fermer les yeux ».