[Avis d’experte] 5 raisons de repenser la planification et la budgétisation dans le supérieur

Nous vous en parlions en décembre 2020 : alors que le modèle économique de l’enseignement supérieur évolue, notamment avec la diversification des ressources propres et des besoins accrus de suivi analytique, le système d’information décisionnel (SID) s’impose. L’enjeu pour chaque établissement : collecter, stocker, traiter et communiquer des informations sur les différentes activités, et ainsi contribuer au pilotage opérationnel et stratégique.

Ainsi, le cabinet de conseil et d’audit EY indiquait, en septembre 2019, que 67 % des universités estimaient disposer de tableaux de bord satisfaisants (+9 points en 5 ans) et que la part des établissements qui déclarent avoir développé des systèmes d’information intégrés était de 39 %.

Agnès Auffray, responsable du secteur enseignement supérieur d’Unit4, un éditeur de logiciel néerlandais, prolonge le sujet et explique, dans cette analyse proposée à Campus Matin, les bénéfices à attendre d’un tel outil… alors que les pratiques plus artisanales sont encore bien présentes dans l’enseignement supérieur ! 

Elle nous précise que « Unit4 propose une solution pour l’enseignement supérieur, avec des blocs métiers préconfigurés. Cette solution est agnostique et dotée de multiples connecteurs, capables d’agréger des données provenant d’un ERP, du SIRH, et d’autres sources de données ». L’entreprise collabore avec des universités et écoles supérieures en Europe, sur cette problématique, par exemple avec Dublin City University (DCU) ou l’Université de Vienne.

« En finir avec les tableaux Excel, remplis par chaque service »

« Les établissements d’enseignement supérieur ont souvent des traditions bien ancrées. Mais, dans le contexte actuel, cet état d’esprit peut freiner un changement nécessaire dans la manière dont ils gèrent le pilotage, la planification et la budgétisation qui deviennent plus incertains que jamais, notamment en cette période de pandémie qui s’est installée pour encore de longs mois.

Pour piloter une telle organisation aujourd’hui, il faut savoir, raisonner en coûts complets, piloter la masse salariale, maîtriser les dépenses, ce qui nécessite de plus en plus de compétences. L’autonomie donnée aux universités laisse apparaître une forte envie d’utiliser des outils mieux adaptés aux particularités de chaque établissement.

Le budget sur tableur est encore un lieu commun

Le budget sur tableur est encore un lieu commun dans beaucoup d’organisations. On le fait circuler par email, chaque service le remplit de son côté mais on n’est jamais certain d’avoir la dernière version modifiée.

Sans compter qu’il faut souvent récupérer les données dans des systèmes hétérogènes et les intégrer manuellement, dans un “tableau“ central avec toutes les erreurs que cela peut occasionner.

La pandémie a mis en évidence le besoin pour les organisations, quelles qu’elles soient, de devenir plus agiles et réactives et de pouvoir facilement s’adapter à des changements imprévus en bénéficiant pleinement du développement du pilotage budgétaire.

Améliorer le pilotage des établissements

Du côté de l’ESR, on se retrouve souvent confronté à une incertitude concernant les inscriptions des étudiants étrangers en fonction des différents confinements ou événements possibles, avec un impact significatif sur le montant des frais de scolarité perçus. Il n’est donc plus concevable de se satisfaire d’un simple Excel modifié à la main. Il est temps de s’équiper de solutions qui permettent non seulement de gagner en flexibilité mais également en précision et en facilité, grâce notamment à l’automatisation et l’intelligence artificielle.

Dans cette optique, voici cinq propositions pour pouvoir aborder l’avenir avec plus de confiance, avec de meilleures données financières et une approche intégrée du pilotage et de la planification à l’échelle de l’institution.

1. Établir la confiance des différentes parties prenantes

Traditionnellement, différents services collectent des données pour leurs propres besoins souvent avec des systèmes et des protocoles différents. Il faudra donc consolider l’ensemble de manière cohérente au prix d’une charge de travail considérable.

Partager des hypothèses et des attentes concernant les missions et les objectifs

Dans un secteur où le cloisonnement des données est la norme, la mise en contexte des informations recueillies par chaque service offre la possibilité de créer un socle unique de vérité. Un socle sur lequel l’ensemble de l’institution peut partager des hypothèses et des attentes concernant les missions et les objectifs.

La solution Unit4 FP&A (planification et analyse financières) de pilotage budgétaire rationalise le processus de collecte des données et de compilation des rapports, en fournissant à toutes les parties prenantes un accès pertinent, basé sur leurs rôles, aux mêmes ensembles de données dans un contexte partagé.

Cela permet non seulement de renforcer la confiance des informations traitées, mais aussi de les obtenir d’une manière qui laisse suffisamment de temps pour les examiner et prendre des décisions de manière proactive en sachant qu’elles sont étayées par des informations fiables.

2. Comprendre les effets interservices des décisions financières

Les directions d’établissements doivent adopter une vision de la planification stratégique à la fois globale et granulaire, programme par programme. Cela afin d’en finir avec l’habitude de chaque département de fonctionner de manière quasi-indépendante. La solution va prendre en compte les impacts des changements apportés à n’importe quel domaine, sur l’ensemble de l’institution.

La capacité de repérer les répercussions des changements individuels permet également de mieux prévoir les impacts de différents scénarios. Au lieu de travailler à posteriori sur des données historiques, il est possible d’effectuer une planification proactive basée sur un nombre illimité de conditions. L’ensemble de l’institution peut ainsi mieux comprendre la rentabilité des programmes, les contraintes en matière de personnel et de ressources, et mieux planifier les dépenses.

3. Créer des scénarios réalistes pour planifier de manière plus efficace

Pour progresser dans un environnement incertain, il faut prendre des décisions efficaces en intégrant les événements passés, mais aussi ceux qui pourraient arriver dans le futur.

La  solution de planification Unit4 FP&A permet de créer un nombre infini de scénarios réalistes de type “Et si ?“ pour mieux anticiper les futurs paysages financiers, les planifier, préparer voire atténuer les risques de manière appropriée. Cette prévision à partir d’une source unique de vérité de l’institution permet aux personnes chargées de la planification de s’adapter rapidement aux réalités émergentes et de mettre en œuvre le plan le plus adapté.

4. Construire un socle de connaissances plus solide et plus précis

Pour la plupart des organisations, les ressources et les processus informatiques se sont développés au fil du temps en réponse à des besoins distincts. Mais cela peut conduire à une confusion contreproductive. Cette hétérogénéité peut facilement aboutir à des méthodes et des normes de collecte de données très différentes, voire incompatibles.

Il importe de disposer d’une source unique de vérité qui centralise les définitions, les politiques de données et les silos opérationnels. En conséquence les décisions sont plus rapides et pertinentes et la valeur des données augmente grâce au contexte nécessaire à l’ensemble de l’organisation. Cela signifie des rapports plus pertinents, des analyses plus pointues et une base plus sûre pour les innovations.

5. Rester fidèle à la mission, quoi qu’il arrive

Beaucoup d’établissements travaillent déjà au renouvellement de leurs modèles, de leurs structures, de l’évolution de la gestion des frais de scolarité et sur leurs indicateurs de performance. C’est une période critique : prendre le contrôle du pilotage,  de la planification et de la budgétisation est vital pour s’assurer de mettre en œuvre les innovations qui permettront d’avancer dans la bonne direction et de démontrer des progrès.

Prendre les bonnes décisions en période d’incertitude est essentiel pour définir les orientations au cours des prochaines années. Ces décisions s’alignent sur la vision à long terme de l’établissement et sur ses objectifs en matière de réussite des étudiants. Des données à jour et la capacité de les utiliser efficacement pour planifier la nouvelle normalité sont essentielles à une prise de décision réussie ; et cela exige de repenser la façon de planifier et les outils pour le faire. »

Agnès Auffray.