Au service SI de Mines-PSL, le calme après (et avant ?) la tempête

Depuis l’entrée boulevard Saint-Michel, il faut suivre un méandre de couloirs, pour arriver jusqu’à la DSI. Le bureau de Charles Wazana, le directeur des systèmes d’information de Mines ParisTech-PSL, est composé d’une large table de réunion et d’un bureau, à deux pas du jardin du Luxembourg.

En ce premier jeudi d’octobre, Charles Wazana a l’air presque détendu. Comme un calme avant, ou après, la tempête. 

« Aujourd’hui, si nous étions reconfinés ce soir, le service serait prêt, avec davantage de recul et d’expérience », assure-t-il. Il faut dire que pour en arriver  jusqu’à aujourd’hui, son service a passé une drôle d’année 2020.

Différents scénarios, dès février

Dès février, la DSI de l’école d’ingénieurs se prépare. Rien n’est encore annoncé, mais Mines ParisTech-PSL rassemble des représentants de plusieurs services, afin de préparer différents scénarios sur ce qui pourrait se passer.

Personne ne croit vraiment alors à un confinement total et une fermeture complète de l’école, mais la pire des options ne peut être écartée.

« Nous avons alors réfléchi : comment faire pour que le maximum de personnes puissent continuer à travailler à distance, dans les meilleures conditions possibles ? Le plus simple, et le plus rapide, nous a semblé d’installer une connexion numérique sécurisée, afin de permettre aux personnels, depuis leur terminal privé, d’avoir accès à leur ordinateur à distance, via un affichage déporté », détaille Charles Wazana.

Via son ordinateur personnel, n’importe quel membre de l’équipe peut ainsi retrouver la même configuration et le même affichage que sur sa tour au bureau. Et ainsi télétravailler en tout confort. La DSI, composée alors de 24 personnes, prend également le temps de sensibiliser les agents à l’utilisation du drive interne.

« Ils étaient ainsi responsabilisés et ont compris l’importance de ne mettre en ligne que les documents essentiels. Cela a permis une montée en charge plus progressive », souligne le DSI. Et ainsi éviter de planter tout le système.

La réaction face au confinement

C’était une vraie usine !

Mi-mars, comme tout le monde, l’équipe de l’école tombe des nues à l’annonce du confinement. Heureusement, ce mois de préparation n’a pas été en vain. 

« Dès l’annonce, nous nous sommes réunis, pour faire l’inventaire de tous les ordinateurs portables pouvant être prêtés au personnel qui en aurait besoin. Pendant tout le week-end précédent, nous avons préparé le matériel, tout installé, c’était une vraie usine ! Nous ne pensions pas en être capables, mais finalement, tout était prêt le lundi. Les personnels sont venus faire la queue devant le bureau, pour récupérer les PC », se souvient Charles Wazana.

Il dispose d’une quarantaine d’ordinateurs à distribuer. Il est question d’en envoyer au site de Sophia Antipolis, mais aucun transporteur n’est disponible pour amener avec certitude les équipements. Finalement, il sera plus sage de les garder à Paris, et de trouver une solution locale sur les autres campus.

Plus de 7400 réunions Zoom depuis mars 

Durant le confinement, la pression ne retombe pas. Le nombre de « tickets » - comprendre de demandes de gestion d’incidents - double. Il faut accompagner au quotidien enseignants et administratifs.

« Nous nous sommes retrouvés face à des choses évidentes, mais essentielles, comme le fait de disposer d’une bonne connexion. Être fonction support est très difficile à distance, encore plus lorsqu’il n’y a pas internet ! Sans l’anticipation et la préparation de février, nous n’aurions pas été aussi organisés », pointe le DSI.

C’est un véritable changement d’échelle : auparavant, le nombre de télétravailleurs se comptait en dizaines, l’unité de mesure passe à la centaine. Et la quasi-totalité des cours sont transposés en version numérique, très rapidement et avec succès.

Heureusement, l’équipe a vite trouvé son logiciel fétiche, à savoir Zoom : plus de 7400 réunions ont été organisées par ce biais, depuis mi-mars. 

« Nous utilisions un autre logiciel auparavant pour les réunions à distance, mais il n’était pas capable d’assurer une telle montée en charge. Zoom propose aussi de nombreux outils très pratiques : le fait de lever la main, le chat instantané, le fait de gérer des petits groupes, sa prise en main simple et rapide… Professeurs comme élèves l’ont vite compris et utilisé », détaille Charles Wazana.

Quelques adaptations sont nécessaires : tous se rendent par exemple vite compte qu’il n’est pas possible d’enchaîner huit heures de cours sur Zoom, comme en présentiel…

Une rentrée hybride

Et cette rentrée, alors ? Dès l’été, la DSI était sur le pied de guerre, pour la préparer. Avec une obsession : permettre si besoin de réaliser des cours à distance dans les meilleures conditions.

« Nous avons réfléchi à une solution hybride, pour proposer le même cours en présentiel et à distance. Très rapidement, il a fallu se décider, pour vite passer commande et être certains de recevoir tous les équipements nécessaires ».

Résultat : 50 salles, dont une bonne trentaine dans le campus parisien, ont été équipées de systèmes de visioconférence, caméras, micros. Et ordinateurs.

« Pour éviter les problèmes à répétition, nous avons installé un ordinateur par salle. Ainsi, il n’y a pas de problème de système d’exploitation, de port, de branchement, de version… L’enseignant a juste à ramener sa clef USB avec son PowerPoint », souligne Charles Wazana en souriant. Objectif : simplifier la vie des profs sur place. Et par extension celle de l’équipe technique !

Une équipe étoffée

Certaines solutions ne sont pas toujours techniques. Lors des enseignements mi-distanciels mi-présentiels, une question se pose : celle de la fluidité du cours. Comment l’enseignant peut-il garder un œil sur le chat et les levées de mains sur Zoom, tout en faisant cours face à des élèves ?

La solution est dans la salle : confier à l’un des étudiants le rôle de co-animateur. Concrètement, il garde un œil sur le logiciel et permet de donner la parole à un élève suivant le cours à distance.

« Impliquer les étudiants permet de rendre plus fluide l’échange », souligne Charles Wazana, dont l’équipe s’est étoffée de trois nouvelles personnes, depuis le mois d’avril.

D’ailleurs, lorsqu’une quinzaine de cas Covid se sont déclarés dans la promotion de première année du cycle ingénieur, personne n’a paniqué. Les outils étaient en place, il a suffi de basculer la classe en distanciel, afin de respecter la quatorzaine.

« Il a fallu trouver des solutions rapidement et efficacement durant toute la période. Aujourd’hui, en termes de logistique comme de technique, les services supports sont prêts à tout ».