Covid-19 : comment la Web School Factory gère la continuité pédagogique

1) Comment assurez-vous la continuité pédagogique ?

Nous avions déjà pu utiliser les outils de visio-conférence pour assurer les cours à distance lors des grèves dans les transports en décembre 2019 : nos étudiants et nos intervenants étaient donc préparés et aptes à passer sur ce type d’outils et de formats.

L’outil qui fait l’unanimité en terme de fonctionnalité et de convivialité est BlackBoard Collaborate, un outil de visio conférence très adapté pour les cours et les interactions avec les étudiants. On peut partager des documents, visionner une présentation, interagir, diffuser une vidéo… bref c’est parfaitement adapté à nos usages ! Il est déployé par le Groupe Galileo Global Education auquel nous appartenons, et qui nous accompagne dans son déploiement. 

Nos interlocuteurs en entreprise se connectent pour assister aux soutenances

Les suivis de projets ont toujours lieu, tout comme les soutenances de projets qui se font en « présence distante » de l’entreprise partenaire. Nos interlocuteurs en entreprise se connectent pour assister aux soutenances et peuvent réagir en live aux propositions des étudiants. Nous avons déjà pu tester cette modalité et tout fonctionne. Les étudiants, les partenaires et les intervenants ont été satisfaits de cette solution.

Nous poursuivons également les sessions d’admission en distanciel pour les candidats qui souhaitent rejoindre l’école et nous mettons en place des Journées Portes Ouvertes 100 % digitales pour découvrir l’école, discuter avec des étudiants et avoir un aperçu de nos locaux (en vidéo) !

Plus précisément ?

Les cours sont donnés en live, via le système de visio, chaque intervenant adapte le contenu et la forme de son cours pour que cela reste qualitatif. Les cours sont souvent partagés habituellement par les intervenants, donc la logique reste la même. Concernant les rendus, livrables ou exercices, les sujets sont envoyés par mail, les étudiants retournent leurs livrables directement dans un espace partagé avec les intervenants et les retours se font en live.

Avez-vous les mails de tous les étudiants ?

Bien-sûr. Tous nos étudiants ont une adresse Web School, comme l’intégralité de nos intervenants. Nous utilisons déjà tout au long de l’année ces adresses. Les étudiants, comme les intervenants, ont donc pour habitude de les utiliser. Ce sont aussi ces adresses qui servent d’identifiants pour se connecter sur leurs espaces partagés et sur BlackBoard.

Utilisez-vous Google Doc ou un autre outil pour mettre à disposition les cours ?

un Drive Partagé avec les étudiants et leurs intervenants

Les supports sont transmis via le Drive de l’école : chaque promotion à accès à un drive partagé qui lui est dédié. L’utilisation des outils Google est donc habituelle chez nos étudiants. Chaque groupe de classe a aussi nommé des Curateurs en début d’année, chargé de récupérer les supports de cours et d’assurer la prise de notes quand c’est nécessaire. Les documents sont donc directement partagés avec la promotion.

Utilisation d’un learning management system (lequel ?) par combien de profs, combien d’étudiants, pour quelles formations ? 

La plateforme privilégiée de nos étudiants aujourd’hui est un Drive Partagé avec les étudiants et leurs intervenants, ce qui permet de rassembler à un seul et même endroit leurs cours, leurs livrables, leurs projets, les supports, les retours sur leurs notes. Tous les étudiants l’utilisent et les intervenants aussi puisque c’est sur ces espaces qu’ils récupèrent les travaux de leurs élèves !

Avez-vous recours à l’université numérique ou à d’autres dispositifs ? 

Sur certains cours nous regardons également si des Mooc peuvent venir enrichir le présentiel ou valider une matière. 

Y a-t-il des étudiants sans accès internet ou PC ? Comment les identifiez-vous, comment les joignez-vous ?

Non, tous nos étudiants ont un accès internet et un PC, c’est une chose que nous avons vérifié avant de tout passer en digital. De plus, nous sommes dans une école du numérique où l’accès numérique est indispensable. Nous demandons en amont des rentrées aux étudiants de s’équiper.

Comment gérez-vous les relations avec les personnels ? Comment s’organise le télétravail ? 

échanger par chat, par mail, par téléphone ou par visio

L’ensemble de l’équipe est organisée de façon à ce que chacun puisse travailler à distance (ordinateur portable + téléphone professionnel+VPN) et poursuivre son travail. Des réunions sont organisées par pôle (pédagogie, communication, finance…) afin d’avoir un suivi régulier des différentes actions menées. Chacun prend le temps d’échanger par chat, par mail, par téléphone ou par visio aussi avec le reste de l’équipe. Et chacun prend également le temps de contacter les étudiants, prendre de leurs nouvelles pour poursuivre une relation la plus interactive et fluide possible au sein de l’école.

Y a-t-il du chômage partiel ? Si oui, pour quels postes ?

Non, personne n’est au chômage partiel.

Comment gérez-vous les relations avec les étudiants ? Par quels moyens communiquez-vous ?

Nous communiquons sans cesse avec eux pour assurer un suivi permanent : par mails, par les délégués sur Whatsapp ou encore via le Chatbot interne de l’école ! Nos étudiants savent que l’équipe est mobilisée et qu’ils peuvent nous solliciter dès qu’ils en ressentent le besoin. Des réunions avec les délégués de chaque promotion sont organisées en visio toutes les semaines pour s’assurer du suivi des cours et de leur bonne organisation. Des visio sont aussi organisées pour permettre aux étudiants qui le souhaitent de nous solliciter sur des créneaux définis. 

Concernant les examens, avez-vous pris des décisions ?

Les examens se dérouleront comme prévu, mais en distanciel. Les rendus sont déjà habituellement faits en numérique donc nous organisons des sessions spéciales sur Classroom ou sur ManagExam pour que les étudiants récupèrent les sujets, les traitent et nous déposent leurs rendus dans le temps imparti.