Covid-19 : comment Excelia Group est prêt à proposer 100 % de ses cours à distance

Olivier Gautreau, responsable de la digitalisation des enseignements à Excelia Group, explique à Campus Matin la stratégie e-learning et les adaptations prévues en terme de mesures sanitaires exceptionnelles.

Quelle place le e-learning occupe-t-il au sein d’Excelia Group ?

Une place de choix. L’enseignement à distance est une option pédagogique proposée depuis 2014, date à laquelle nous avons opté pour l’utilisation de la plafeforme LMS open source Chamilo. Très intuitif et très simple d’utilisation, ce logiciel répond parfaitement aux attentes et aux besoins de l’école sur le plan pédagogique.

Quelles ressources internes sont nécessaires au fonctionnement de la plateforme ?

En tant que responsable de la digitalisation des enseignements, je suis la personne référente au sein de l’établissement en charge de la mise à jour et de l’enrichissement de notre plateforme de e-learning. Les aspects liés à la maintenance et à l’hébergement du logiciel sur nos propres serveurs sont gérés par la Direction des Services Informatiques avec laquelle je travaille en étroite collaboration.

Quelle part des enseignements est aujourd’hui assurée à distance ?

L’intégralité des cours est disponible en ligne

L’intégralité des cours, soit 1200, est disponible en ligne. Chaque étudiant peut se connecter à son espace personnel et trouver tous les documents pédagogiques en lien avec son cursus et son année d’étude.

Concernant le e-learning, nous l’avons intégré comme une opportunité pédagogique parmi d’autres. En temps normal, nous assurons 15 % de chaque enseignement à distance. Cela signifie que pour chaque module, nous prévoyons plusieurs séances de pédagogie en ligne, généralement en milieu de session, pour que les enseignants préparent les étudiants en amont et puissent répondre à leurs questions en classe, lors de la séance suivante.

Comment comptez-vous adapter ce système en cas de mesures de confinements liées au coronavirus ?

Nous travaillons à cette éventualité depuis fin-février en concertation avec la direction, l’équipe pédagogique et la direction des services informatique. Techniquement, nous avons les moyens de proposer 100 % de nos cours en ligne.

la mise en place de classes virtuelles interactives

Nous proposerons un système de classe virtuelle à nos étudiants et nos enseignants via le logiciel Teams édité par Microsoft avec qui nous avons un partenariat. C’est un outil qui propose une fonctionnalité de « réunion » très poussée qui permet pleinement la mise en place de classes virtuelles interactives.

Concrètement, le professeur et les élèves se connectent simultanément à la plateforme et le cours peut alors se passer de la même façon que s’il avait lieu en classe physique. Nous prévoyons aussi de mettre plus en avant les fonctionnalités de chat et les forums sur notre LMS, qui sont moins utilisées en temps normal. Cela va nous demander de veiller particulièrement à notre organisation interne.

C’est à dire ?

tout l’enjeu consiste à ne pas désorienter les étudiants

Tout d’abord en travaillant sur la planification des enseignements. Nous avons demandé aux enseignants de conserver le même emploi du temps hebdomadaire et de ne pas déplacer les horaires habituels des séances. Dans le cas d’un enseignement 100 % à distance, tout l’enjeu consiste à ne pas désorienter les étudiants. Pour ce faire, nous avons prévu qu’avant le début de chaque séance, les étudiants reçoivent un mail leur expliquant le déroulé du cours. Les exercices se feront en ligne et si les mesures de confinement devaient durer, nous étudierons toutes les options techniques nécessaires à assurer la bonne tenue des examens de fin d’année à distance.

L’équipe enseignante est-elle prête à faire face à ces contraintes ?

donner aux enseignants les moins « technophiles » les moyens de s’approprier les possibilités du LMS

Oui, car depuis la mise en place du e-learning, nous proposons, tous les deux mois, des ateliers de formation aux enseignants et des séances individuelles à la demande. Mon but est d’établir une relation de confiance avec l’équipe pédagogique et de lui permettre la meilleure utilisation possible de la plateforme. S’il est vrai que certains enseignants sont plus à l’aise que d’autres pour construire un projet pédagogique interactif, tout l’intérêt de mon métier est de donner aux enseignants les moins technophiles les moyens de s’approprier pleinement les possibilités offertes par notre LMS, sans avoir à se soucier des aspects purement techniques.

Comment procédez-vous en temps normal ?

Il s’agit d’un travail collaboratif avec l’ensemble des enseignants. Nous avons mis en place un process propre à la création de contenus pédagogiques en ligne. Première étape : établir un cahier des charges ! Trois semaines avant la date de son cours, l’enseignant m’envoie un chemin de fer de la séance sous forme de fichier Excel. Il y note les différentes séquences qu’il prévoit.

Prenons l’exemple d’un cours en 4 étapes : lire un texte d’introduction, visionner une vidéo sur YouTube, lire un article et enfin faire un exercice. À partir de ces différents éléments, je crée le cadre du cours et les articulations entre les parties. Je n’interviens jamais sur le contenu d’un enseignement en lui-même, mon rôle est de le mettre en valeur. Je suis un facilitateur de pédagogie.

Quel est votre plan en matière de digital learning dans les années à venir ?

A terme, proposer des contenus totalement interactifs

Nous ne sommes pas dans la perspective de basculer vers un enseignement exclusivement en ligne mais bien de faire du e-learning un outil pédagogique plus affiné. La modularité de notre LMS est exemplaire, car il propose de nombreuses fonctionnalités annexes comme une messagerie instantanée, des exercices d’entrainement et des évaluations à distance. Nous devons inciter à l’utilisation de ces fonctionnalités pour renforcer le lien entre les étudiants au sein d’une promotion mais aussi avec les enseignants.

En termes de contenus, les présentations PowerPoint et les vidéos YouTube restent les formats les plus privilégiés à l’heure actuelle. Nous souhaiterions apporter plus de contenus multimédias « internes », notamment sous forme de vidéos réalisées par des enseignants. A terme notre objectif est de proposer des contenus totalement interactifs.