Colloques en ligne et webinaires : ils ont sauté le pas et vous livrent leurs conseils

Transformer un événement présentiel tout à fait classique en un rendez-vous virtuel n’est pas une mission impossible, loin de là. Les établissements qui s’y sont essayés depuis le mois de mars y ont même vu de beaux avantages, notamment une organisation facilitée.

Toute la logistique est allégée

« Mis bout à bout, la préparation d’un colloque présentiel prend du temps : il y a beaucoup de détails organisationnels, comme l’accueil des invités, la tenue du cocktail, qui demandent une grande logistique. Tout ceci disparaît naturellement s’il n’est que numérique », relève d’emblée Isabelle Dalle, directrice des relations institutionnelles et médias de l’EM Normandie, qui a notamment tenu un webinaire sur la transformation digitale dans l’enseignement supérieur en juin.

Hélène Naudet, responsable de la communication recherche de Sciences Po, acquiesce, pour une raison aussi simple que délicate, elle n’a pas eu à chercher d’amphi !

« C’est toujours compliqué de trouver un amphithéâtre de la bonne taille au moment souhaité pour nos événements. Pour moi, c’est une grosse contrainte en moins. Toute la logistique est allégée sur un colloque en ligne, même si cela ajoute bien évidemment d’autres contraintes ».

Une plus grande liberté géographique

Avantage supplémentaire : une plus grande liberté dans les panels d’intervenants, libérés des questions de déplacements.

« Nous avons réussi à monter des webinaires en peu de temps, avec des intervenants issus de plusieurs pays, que l’on n’aurait pas pu faire venir à Sciences Po dans un temps aussi limité : japonais, allemands, italiens, anglais… Idem au niveau du public, nous avons eu des participants du Venezuela, de Singapour… Je ne m’y attendais pas. Bien sûr, cela implique d’organiser les événements en anglais », détaille Hélène Naudet. Et de tenir compte des décalages horaires de chacun.

Sans forcément toucher des cibles internationales, le format distanciel permet de rassembler des campus éparpillés dans tout le pays. Le groupe Insa a ainsi organisé une webconférence dédiée à l’enseignement supérieur après le Covid. Idéal pour rassembler toutes ses écoles !

 « C’était inespéré de pouvoir mobiliser nos communautés aux 14 coins de la France, avec un coût de mobilisation léger. Une belle opportunité de faire passer nos messages dans tous nos campus », se réjouit Véronique Desruelles, directrice de la communication de l’Insa Toulouse. Elle envisage de réitérer l’expérience dès la rentrée, voire de réaliser trois à quatre conférences 100 % distancielles, chaque année.

Les points de vigilance pour réussir son colloque en ligne

Si nos interlocuteurs semblent satisfaits de leurs expériences respectives, tous reconnaissent néanmoins quelques points de vigilance quant aux événements en ligne.

À commencer par la nécessité d’une préparation plus précise et minutieuse de chaque intervention.

« Cela demande une préparation minutée, au cordeau, encore plus que pour une conférence réelle. Il ne faut jamais laisser de temps mort, car les participants peuvent plus vite zapper sur un écran. En présentiel, il est difficile de sortir d’un amphi si l’on est moins intéressé, alors que l’on n’est pas captif sur un écran. Tout doit donc être rythmé parfaitement », recommande Véronique Desruelles. Un point clef, lorsque le non verbal est absent.

Un script à prévoir

Marie-Christine Bert, directrice des relations internationales et des partenariats entreprises de l’École des Ponts, parle même de script à préparer.

L’établissement a transposé ses « Matinales » à distance début juin : « Nous avons préparé un scénario et une trame, pour prévoir qui fait quoi, en recréant les conditions du direct, avec un petit plateau à l’école pour l’animation. »

« Les intervenants étaient chacun chez eux ou sur leur lieu de travail. Il a fallu que l’on prépare tout avec attention : le moment où l’on projette le powerpoint, où l’on incruste le visage la personne qui parle… », décrit-elle.

Bilan : « L’événement s’est très bien passé ainsi, même s’il était impossible de recréer la convivialité et les discussions autour d’un café, comme lors d’un rendez-vous réel. Les interactions non organisées font jaillir des idées et connexions », analyse la directrice communication.

Autre difficulté pour les intervenants : l’exercice désarmant de parler sans savoir qui est en face d’eux, comme dans le vide.

Questions et échanges

Durant un colloque, les questions du public sont toujours un moment fort d’échange. Une interaction à recréer, autant que faire se peut, en ligne.

« Nous avons relevé ce point : quand les participants au webinaire sont nombreux, il faut être plusieurs sur la modération. Nous avons sous-estimé l’importance et l’abondance des questions sur l’un de nos événements. Il est nécessaire d’être plusieurs dessus, pour collecter, recouper et faire une synthèse des questions », conseille Isabelle Dalle, de l’EM Normandie.

Côté Insa, la pertinence des remarques des participants a été le critère clef, avec la crainte de vexer ceux dont les interrogations n’auraient pas été sélectionnées.

« Nous avons dû trier, car nous avons reçu une bonne quarantaine de questions ! Or, cela peut être vexant pour l’interlocuteur de voir que la sienne n’a pas été retenue, là où dans un amphi, on ne sait jamais en avance ce que la personne va dire. Au final, nous avons choisi selon l’intérêt des questions, et cela offrait une belle fluidité », se souvient Véronique Desruelles.

Le conférencier a également le temps de les étudier et d’organiser ses idées pour y répondre.

Enfin, pour anticiper les problèmes techniques pouvant gâcher la fête, tous recommandent de travailler en collaboration avec le directeur des systèmes d’information de son établissement.

Le distanciel devient le plan A

De son côté, Thierry Lesenne, directeur du campus nantais du Cesi, a maintenu son événement dédié à l’excellence managériale, devenu un colloque en ligne par la force des choses.

« Mon conseil est simple : cesser de se poser des questions, tester, expérimenter ! Les retours d’expérience aideront très vite à trouver le format et la bonne façon de transmettre du savoir. Tant que l’on a une webcam ou une captation vidéo avec une bonne plateforme de visio, cela se passera bien », tranche-t-il.

Plutôt que le désormais célèbre logiciel Zoom, il a opté pour une solution locale : le site MyVisio, créé par une société nantaise.

Et pour la suite ? Il prépare déjà son prochain e-événement, le 16 octobre.

« Cela nous a décidés : désormais, le plan B sera le présentiel si les conditions sanitaires le permettent, et le plan A, le distanciel ».